• Klawisze dostępności
    Przejdź do treści:
    Alt
    1
    Mapa witryny:
    Alt
    2
    Wersja tekstowa:
    Alt
    3
    Wersja kontrastowa:
    Alt
    4
    Wyszukiwarka:
    Alt
    5
    * Na Macu zamiast klawisza Alt używaj Ctrl+Option(⌥)
  • Mapa witryny
  • Migowy
  • Migowy
  • Klawisze dostępności
    Przejdź do treści:
    Alt
    1
    Mapa witryny:
    Alt
    2
    Wersja tekstowa:
    Alt
    3
    Wersja kontrastowa:
    Alt
    4
    Wyszukiwarka:
    Alt
    5
    * Na Macu zamiast klawisza Alt używaj Ctrl+Option(⌥)
  • Mapa witryny
ul. Zygmunta Starego 17, Gliwice ,
Tel:
32 332 66 00
BIP Bip Unia Europejska
menu

e-Doręczenia

e-Doręczenia

Czym są e-Doręczenia ?

e- Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru, równoważny prawnie tradycyjnej przesyłce tego typu. Mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. To wygodne i bezpieczne doręczenia elektroniczne, z których mogą korzystać podmioty publiczne, obywatele i firmy.

e-Doręczenia zapewniają poufność korespondencji – otrzymujemy informację o wszystkich podmiotach, które brały udział w doręczeniu przesyłki. Każdy dostawca ma obowiązek stosować mechanizmy zapewniające bezpieczeństwo i nienaruszalność przesyłki. W krajowym systemie doręczeń dostawcy są pod stałym nadzorem i ponoszą odpowiedzialność karną i finansową za swoje działania. Dostawcy mają obowiązek zadbać o poprawny proces doręczenia: powinni zebrać i wystawić stosowne dowody realizacji przesyłki. Dowody te są przekazywane nadawcy i odbiorcy (np. potwierdzenie wysłania i otrzymania zawierają informacje o nadawcy i odbiorcy, dacie dostarczenia i odbioru przesyłki).

e-Doręczenia są usługą zaufania co oznacza, że:

  • nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
  • zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
  • usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Usługa musi realizować wymagania nałożone zarówno przez rozporządzenie eIDAS, jak i przez ustawę o doręczeniach elektronicznych, czyli chronić przekazywane informacje przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem i kradzieżą. Przesyłane wiadomości muszą być bezpieczne i dostępne tylko dla nadawcy i odbiorcy.

Co trzeba zrobić żeby korzystać z e-Doręczeń?

Żeby korzystać z e-Doręczeń trzeba założyć dedykowany usłudze adres do e-doręczeń.

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. Nie jest adresem e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:

  • jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
  • umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
  • nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Co to jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoważny z żądaniem doręczenia korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

 

Kto ma obowiązek korzystania z e-Doręczeń a kto może z nich korzystać dobrowolnie?

Adres do doręczeń publicznych dobrowolnie będą mogli posiadać zainteresowani obywatele.

Natomiast obowiązek prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń będą miały podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz osoby wykonujące zawód zaufania publicznego tj. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz. To oznacza, że obowiązek korzystania z e- Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG.

Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z poniższym harmonogramem[1]:

PODMIOTY PUBLICZNE

Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy).

Od 30.12.2023 r. - termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r.

Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy).

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy).

Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy).

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy).

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy).

Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy).

Od 01.01.2025 r.

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy).

Od 01.10.2029 r.

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).
 

[1] https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

PODMIOTY NIEPUBLICZNE

Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:

  • adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.

Od 30.12.2023 r. - termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r.

Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) 

od 30 grudnia 2023 roku. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).

Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 30 grudnia 2023 roku 

(art. 151 ust. 1).

Od 30.03.2024 r.

Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku

(art. 152 ust. 1 ustawy).

Od 01.01.2024 r.

Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG do 31 stycznia 2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku

(art. 152 ust. 2 ustawy).

Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku (art. 152 ust. 3 ustawy).

Od 01.10.2026 r.

 

Skrzynka do e-Doręczeń

Wraz z adresem do e-Doręczeń zostanie założona skrzynka do e-Doręczeń.

W skrzynce do e-Doręczeń można wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne w dowolnym miejscu i czasie, wymaga jedynie dostępu do Internetu. Dokumenty trafiają zawsze do właściwej osoby. Można również pobrać prawnie ważne dowody na to, kto i kiedy je  wysłał i odebrał.

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP.

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

 

Bezpłatna jest korespondencja:

  • od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
  • pomiędzy podmiotami publicznymi.

 

Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

INFORMACJE DLA OSOBY FIZYCZNEJ

Każdy obywatel, który ma profil zaufany lub dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód) może założyć adres do doręczeń elektrycznych.

Co należy przygotować aby założyć adres do doręczeń?

Aby złożyć wniosek dla siebie:

  • dane kontaktowe – adres e-mail i adres do korespondencji. Pozostałe dane pojawią się automatycznie po zalogowaniu profilem zaufanym;
  • jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny, należy podać dane tej osoby: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.

Aby złożyć wniosek jako reprezentant lub pełnomocnik:

  • dane osoby reprezentowanej: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail i adres do korespondencji,
  • dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo w formie elektronicznej, podpisane podpisem elektronicznym (chyba, że te informacje są dostępne w KRS),
  • potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo, 
  • jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny niż osoba, reprezentowana, należy podać dane administratora: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.

 

Aby aktywować skrzynkę do e-Doręczeń należy: 

Gdy skrzynka będzie aktywna, przesłana zostanie wiadomość e-mail z powiadomieniem. Wtedy będzie można zacząć z niej korzystać.

Czy wiadomości dotrą do odbiorcy, gdy jego skrzynka jest przepełniona?

Wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych. 

Ile kosztuje uzyskanie adresu do e-Doręczeń?

Usługa jest bezpłatna.

Ile czeka się na uzyskanie adresu do e-Doręczeń?

  • Jeżeli we wniosku będą błędy, na skrzynkę Mój Gov zostanie wysłana prośba o ich poprawienie. Termin na poprawę to 7 dni. 
  • Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany, na adres e-mail podany we wniosku zostanie wysłana: informacja o utworzeniu adresu do e-Doręczeń oraz link do aktywacji skrzynki. Skrzynka będzie widoczna po zalogowaniu do Mój Gov w zakładce Moje skrzynki.
  • Należy aktywować skrzynkę zgodnie z instrukcją podaną w mailu.
  • Po aktywacji można korzystać ze swojej skrzynki do e-Doręczeń.

Wniosek o uzyskanie adresu do e-Doręczeń jest dostępny na stronie: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

po kliknięciu w przycisk „Start” i wybraniu opcji „Dla obywatela” następnie należy kliknąć w przycisk „Dalej”

Jak obywatel może zrezygnować z e-Doręczeń?

Aby zrezygnować z usługi e-Doręczeń:

  • zalogować się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń,
  • kliknąć „Zarządzaj wpisem do bazy adresów elektronicznych”, 
  • złóż wniosek o wykreślenie Twojego adresu z bazy.

 

W jaki sposób obywatel otrzyma adresowaną do niego przesyłkę jeśli nie będzie posiadał skrzynki do e-Doręczeń ?

Obywatele będą mogli zrezygnować z e-Doręczeń. W przypadku gdy otrzymają oni pismo z urzędu a nie posiadają skrzynki do e- Doręczeń, to otrzymają dokument poprzez usługę hybrydową (czyli łączoną- elektroniczno-papierową). Co oznacza, że podmiot publiczny wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane przez Pocztę Polską i dostarczone obywatelowi w formie papierowej.

Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:

  • zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie,
  • potwierdza tożsamość nadawcy,
  • daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość.

Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej.

Obecny publiczny dostawca usługi hybrydowej, czyli Poczta Polska, będzie wystawiał zaświadczenie o pochodzeniu dokumentu dostarczonego w tej usłudze. Dołączy wydruk dokumentu z wynikiem weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu elektronicznego zostały zapewnione za pomocą środka identyfikacji elektronicznej.

INFORMACJE jak uzyskać adres do e-doręczeń i wiele szczegółowych informacji DLA OSOBY WYKONUJĄCEJ ZAWÓD ZAUFANIA PUBLICZNEGO, PODMIOTÓW NIEPUBLICZNYCH I PRZEDSIĘBIORCÓW dostępne są pod poniższymi linkami.

  1. FILIMY INSTRUKTARZOWE

Poniżej znajdują się adresy strony, na której znajdują się filmowe materiały instruktażowe, z których można dowiedzieć się między innymi jak:

  • złożyć wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń,
  • korzystać ze skrzynki i modułu uprawnień,
  • wyszukać adres odbiorcy.

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/obejrzyj-filmiki-o-e-doreczeniach

Dla Obywatela https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy

Dla podmiotu publicznego https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy3

Dla osób wykonujących zawód zaufania publicznego https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy4

  1. Wniosek o uzyskanie adresu do e-Doręczeń u publicznego dostawcy usługi dostępny jest pod adresem

https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

1) dla podmiotów niepublicznych tj. fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, stowarzyszenia europejskie, organizacje pracodawców, spółdzielnie, związki zawodowe, wspólnoty mieszkaniowe, podmioty zagraniczne, koła gospodyń wiejskich, kościoły, partie polityczne, uczelnie wyższe,  (wraz ze szczegółowymi informacjami) dostępny jest pod adresem:

po kliknięciu w przycisk „Start” i wybraniu opcji „Dla podmiotu niepublicznego” następnie należy kliknąć w przycisk „Dalej”

  1. dla osoby wykonującej zawód zaufania społecznego tj. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz (wraz ze szczegółowymi informacjami) dostępny jest pod adresem:

po kliknięciu w przycisk „Start” i wybraniu opcji „Dla osoby wykonującej zawód zaufania publicznego” następnie należy kliknąć w przycisk „Dalej”

  1. Jesteś przedsiębiorcą i chcesz komunikować się z urzędami przez Internet? Szczegółowe informacje jak to zrobić dostępne są pod adresami podanymi poniżej:

https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/709

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495

Akty prawne dotyczące działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Rozporządzenie UE

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS)

Ustawy

Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych

Ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych

Rozporządzenia

Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym

 

Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym

 

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 31 sierpnia 2021 r. w sprawie metodologii ustalania opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej

 

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym

 

Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej

 

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie dotacji przedmiotowej do świadczonej publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Źródła:

  1. https://ww.gov.pl/web/e-doreczenia/czym-sa-e-doreczenia
  2. https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pytania-i-odpowiedzi
  3. https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
  4. https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/akty-prawne
  5. https://obserwatorium.biz/raport-e-doreczenia-bezpieczne-rozwiazanie-dla-transformacji-korespondencji-papierowej.html